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Conseils d’organisation d’événements

Vous souhaitez organiser un événement mais, vous ne savez pas par où commencer, qui du traiteur ou du lieu faut-il s’occuper en premier ? Car que vous souhaitiez organiser votre anniversaire, celui d’un proche ou même un évènement professionnel, les conseils de base sont les mêmes. Je vais donc vous donner quelques conseils afin de faciliter vos démarches.

Dans un premier temps, il est essentiel de déterminer votre budget, il vous permettra de sélectionner les prestataires et les activités qui vous correspondent.

Pour cela je vous conseille de faire un tableau Excel avec toutes les lignes de dépenses et deux colonnes : une pour le budget prévisionnel et une seconde pour le budget final.

Cela vous permettra de comparer le tarif du devis validé et celui de la facture finale (on n’est pas à l’abri de mauvaise surprises)

En parallèle de votre budget, il faudra déterminer le nombre d’invités, il sera un des élément le plus important tout au long de l’organisation, ainsi que la date.

Une fois le budget et le nombre de convives établi, vous pouvez chercher vos prestataires :

Le lieu qui accueillera votre évènement

Il est l’un des éléments les plus important, il doit vous correspondre, mais surtout être en adéquation avec le type d’évènement que vous organisez.

Préférez visiter plusieurs lieux avant d’en choisir un, et portez une attention particulière au parking (veillez à ce que vos convives puissent se garer à proximité).

Si vous ne trouvez pas de lieu qui vous correspond, vous pouvez opter pour des chapiteaux, il existe maintenant des éléments très sympa et différent des standards habituels. Mais attention, niveau budget cela est plus onéreux qu’une location, et il faut surtout avoir un terrain assez grand pour accueillir le chapiteau et un espace parking.

Astuce : comptez environ 1m² par personne pour que tout le monde soit à l’aise

Le traiteur, argument de gout

La majorité des lieux en propose, mais vous pouvez tout à fait occuper les lieux avec votre propre traiteur.

Repas assis, debout ou les deux ?

Le repas assis est plus formel, cependant si vous souhaitez que vos invités puissent échanger, discuter et ne pas faire quelque chose de trop guinder, alors optez pour le cocktail dinatoire ou déjeunatoire.

Pensez à déterminer si le traiteur s’occupe des vins et des soft ou si c’est à vous de vous en charger.

Astuce : Le traiteur correspond à la plus grande partie de votre budget, il est important de savoir qu’un repas debout vous coutera moins cher qu’un repas assis.

Mise en lumière et son

Suivant le lieu la sonorisation sera comprise dans le lieu, si ce n’est pas le cas pensez à faire installer le nécessaire, ainsi qu’un éclairage d’ambiance.

Astuce : si la salle est grande et que vous souhaitez faire des discours, pensez à installer un écran avec retransmission en direct, ainsi qu’une estrade si nécessaire.

Rythmer votre événement

Tout dépend du rythme que vous souhaitez donner à votre soirée, si celle-ci est plus festive opté pour le DJ. Si vous souhaitez quelque chose de plus professionnel, un groupe de jazz par exemple fera le job.

Astuce : Accueillir les invités avec un groupe de jazz (ou autres musique) en fond sonore fera tout son effet.

Sécuriser les lieux

Suivant l’événement que vous organisez des agents de sécurité (SSIAP) peuvent être nécessaire, cela n’est pas obligatoire pour les évènements privés, mais si vous êtes un professionnel cela peut être nécessaire.

Astuce : si vous montez la veille et que tout n’est pas en sécurité ou fermé, optez pour un maitre-chien de nuit (pareil pour le démontage).

 

Décorer votre évènement

N’hésitez pas à faire appel à une décoratrice évènementielle, elle rendra le lieu à votre image (un article à ce sujet arrive prochainement)

Vous pouvez aussi faire intervenir des hôtesses d’accueil, une photographe, faire des activités, garde et animation pour enfants, etc.

Une fois tous les éléments déterminés, demandez des devis et rapportez vous à votre tableau Excel afin de savoir où vous en êtes dans votre budget.

Une fois les devis validés avec les prestataires, mettez cette ligne en couleurs sur Excel, cela vous permettra de voir lesquels sont validés ou non, et de ne pas avoir de mauvaises surprises le jour J.

Pour le Jour J, je vous conseille de faire un retro planning, il vous permettra d’anticiper le montage et le démontage sur site.

 

Crédit photo : Jolimatin

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